10 преимуществ перехода на безбумажный документооборот в офисе

Оцифровка вашего офиса позволяет оптимизировать процесс

Я думаю, что во время моей стажировки в одной компании худшие моменты, которые у меня были, были, когда меня просили поискать какой-то непонятный документ. Я уверен, что любой офисный работник сможет это понять.

Компания была относительно небольшой, поэтому система подачи документов не была идеальной, но, боже мой... Поиск документа, который был бы настолько расплывчато описан, что это вполне может быть каждый лист бумаги в этом офисе, и осознание того, что вы не можете отказаться от поиска, потому что этот документ настолько важен, — это худшее чувство, которое я когда-либо испытывал, работая там. В бумажных документах есть что-то злое по своей сути — то, что, я уверен, может понять каждый офисный работник. Разочарование от поиска чего-то, что вы даже не потеряли, неописуемо... Это похоже на то, как если бы вы хотели рвать на себе волосы, но знаете, что это ничего не решит.

Переходите на безбумажный документооборот с 10 преимуществами безбумажного офиса:

1. Повышенная эффективность: переход на безбумажный документооборот устраняет необходимость ручного хранения, поиска и организации физических документов, экономя время и повышая производительность.

2. Экономия средств: Затраты на бумагу, чернила и хранение могут быть значительно сокращены или полностью исключены, что приведет к существенной экономии для бизнеса.

3. Повышенная безопасность: цифровые документы могут быть зашифрованы и защищены паролями, что снижает риск несанкционированного доступа или потери по сравнению с физическими документами.

4. Улучшенная совместная работа: благодаря цифровым документам несколько членов команды могут одновременно получать доступ к одному и тому же файлу и работать над ним, что способствует совместной работе и оптимизирует рабочие процессы.

5. Простой поиск документов: цифровые документы можно быстро искать, сортировать и извлекать с помощью ключевых слов или метаданных, что устраняет необходимость ручного поиска в физических файлах.

6. Экономия места: Отказ от бумажных файлов и шкафов для хранения освобождает ценное офисное пространство, обеспечивая более организованную и эффективную рабочую среду.

7. Экологическая устойчивость: переход на безбумажный документооборот снижает потребление бумаги, что помогает сохранить природные ресурсы и сократить выбросы углекислого газа, связанные с производством и утилизацией бумаги.

8. Аварийное восстановление: Цифровые документы можно легко резервировать и хранить в безопасном облачном хранилище, обеспечивая защиту от физического повреждения или потери из-за стихийных бедствий, таких как пожары или наводнения.

9. Удаленный доступ: Доступ к цифровым документам можно получить из любого места, где есть подключение к Интернету, что позволяет работать удаленно и облегчает сотрудничество между географически распределенными командами.

10. Оптимизированное соответствие требованиям: цифровые документы можно легко отслеживать, проверять и архивировать, обеспечивая соответствие нормативным требованиям и упрощая процесс хранения документов.

Каково это работать в компании, которая перешла на безбумажный документооборот

Работа с SignTech — это глоток свежего воздуха. Работая в компании по производству безбумажных бланков, я думаю, что могу сосчитать, сколько раз мне приходилось работать с бумагой по пальцам одной руки. Это звучит как преувеличение, но нет, это не так. Любая презентация, встречи с клиентами, статьи, даже подача заявки на работу – ничто из этого не требовало использования бумаги. В нашей компании безбумажные решения являются нормой.

Когда я вижу другие компании, у которых все еще есть бумажные формы и бумажные листы, я думаю про себя: «Очевидно, это не лучшая альтернатива, так почему люди все еще используют ее?» Деньги, время, которое люди думают, что они экономят, — на самом деле вы больше ничего не экономите. Стоимость обслуживания бумажной системы работы, т.е. картотек и площади, которую можно было бы использовать для других вещей, намного выше, чем то, что вы инвестируете в такое приложение, как SignTech, в долгосрочной перспективе.

Правда в том, что если бы мы сделали это правильно, нам не нужно было бы использовать бумагу по крайней мере для 95% вещей, которые мы делаем сейчас.

С учетом сказанного, я оставлю вас только с одним вопросом: почему вы до сих пор используете бумагу?

SignTech Forms — это инновационная безбумажная платформа, которая преобразует существующие формы и документы в безбумажные формы, которые можно заполнять на мобильных устройствах и без проблем подписывать электронными документами (с полной интеграцией данных).  Для получения дополнительной информации посетите www.signtechforms.com или по электронной почте expert@signtechforms.com .